Werkgroep Documentatie,
jaarverslag 2020
Jaarverslag werkgroep Documentatie 2020
Het jaar 2020 was voor velen rampzalig, vooral door corona. Dat gold ook voor het UDS, en niet alleen door corona.
In 1981 startte het UDS officieel als samenwerkingsproject van de gemeente Utrecht (Erfgoed) en het UMF (Werkgroep Documentatie).
In 2019 besloot de toenmalig leidinggevende van Erfgoed Utrecht, gezien het belang van het UDS voor het werk van die afdeling, ons project daarin nadrukkelijker te verankeren.
Dat werd bevestigd middels een nieuw gemeentelijk account.
Een wisseling van de wacht in die leiding had in 2020 echter een onverwacht gevolg. Eerst werd de afspraak geschrapt om in het stadhuis alle UDS-documentatie op te slaan,
die nog op de tijdelijke locatie in de Koploperstraat stond. Dat betekende een zeer tijdrovende schifting van vele duizenden documentatiekaarten.
Een gedeelte wilde Het Utrechts Archief (HUA) graag hebben, een gedeelte stapelden we ‘voorlopig’ op in onze kamers op het stadhuis.
Het grootste gedeelte ging helaas naar de archiefvernietiging en was dus voorgoed verloren.
Op 17 juni stelde de nieuwe leidinggevende dat de gemeente niets met het UDS te maken had. Daarom zouden we ook uit het stadhuis moeten vertrekken.
Dat bleek snel een onjuiste aanname, maar merkwaardigerwijs veranderde dat het voorbarige besluit niet.
Van de tijd om het stadhuis te ontruimen bleef niet veel over doordat ons de toegang tot onze ruimten ontzegd werd vanwege corona.
Het vervolg is voor het Jaaroverzicht 2021.
(Bron: Jaarverslag UMF/2020)
Tegenover dit merkwaardige gebrek aan inzicht in, en gebrek aan waardering voor het Utrechts Documentatiesysteem staat de “Intentieverklaring samenwerking HUA en UDS”
Met genoegen citeren wij daaruit: “Het Utrechts Archief benadrukt de cultuurhistorische waarde van Het Utrechts Documentatie Systeem.
Het is een gedetailleerde bron met uniek materiaal over de geschiedenis van Utrechtse gebouwen, personen en talloze andere onderwerpen.
Met de hulp van vele vrijwilligers is dit werk in de afgelopen veertig jaar tot stand gekomen.”
De conclusie is: “Het Utrechts Documentatie Systeem (UDS) en Het Utrechts Archief (HUA) werken sinds eind 2019 samen om de toekomst van het Utrechts Documentatie Systeem te waarborgen.
Het Utrechts Archief heeft zich uitgesproken zorg te willen dragen voor het bereikbaar houden van het digitale én papieren systeem.
Het digitale systeem is een website met onderliggende database. Het papieren systeem bestaat uit 20 à 25 meter archiefstukken voornamelijk ondergebracht in multomappen.
Het digitale systeem is gemigreerd naar een virtuele server infrastructuur bij Het Utrechts Archief. Dit betreft zowel de testomgeving als de liveomgeving.
Ook zullen één of meerdere statische ‘snapshots’ van de website beschikbaar worden gemaakt. Het digitale systeem kan op deze wijze
zowel binnen als buiten de muren van Het Utrechts Archief door iedereen geraadpleegd blijven worden voor langere tijd.
Medewerkers van het UDS kunnen het systeem de komende jaren ook nog blijven bewerken.
In 2020 werkten mee: Evert van Ewijk, Bert Groen, Jos de Grood, Hagen Patzke, Jean Penders (coördinator), Ad Rijneveld en Hans Venker.
Jean Penders